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数字化纸质记录似乎是一项艰巨的任务。然而，使用文档跟踪软件，不仅可以轻松管理，还可以大大改善您的业务运营方式。
文档跟踪系统自动执行访问、搜索和编辑文档的过程，并使您能够控制谁可以查看或编辑文档。
文档跟踪服务的主要功能包括文档安全、第三方集成和文档存储。
在选择文档跟踪系统时，请考虑哪些功能是您的公司必备的，哪些功能您可以没有，以缩小您的选择范围。
纸堆和文件柜成排的时代已经过去，取而代之的是整齐存储在云端的数字文件。如今，商业文件几乎完全是数字化的，这使得一系列额外的功能使日常任务变得更加轻松。继续阅读，了解有关文档跟踪服务的所有信息，包括它们 奥地利whatsapp 数据 是什么、您应该寻找的关键功能以及如何使用文档跟踪软件为您的业务带来好处。

什么是文档跟踪系统？
文档跟踪是文档管理系统的一项重要功能，可自动执行搜索、访问、编辑和管理电子文档或文件的过程。使用文档跟踪器，您可以控制谁可以查看文档，并查看谁访问了文档、进行了哪些更改以及文档已发送给谁。

文档跟踪系统（也称为文件跟踪系统）最常用于金融、医疗保健和法律领域，因为这些领域的文档具有敏感性。

文档跟踪系统与文档管理系统
尽管文档跟踪系统与文档管理系统非常相似，并且通常作为 DMS 的一项功能，但它们并不是同义词。主要区别在于文档跟踪具有更专业的重点（跟踪），而文档管理系统提供广泛的功能，包括协作、文档共享和传输。

 

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为什么要追踪你的文件？
您应该跟踪公司文档的原因有很多。首先，它提供了优化日常运营的绝佳机会，可以加快归档过程并为您提供有关业务的关键数据。文档跟踪系统可以自动收集有关您的客户、客户、投资者和竞争对手的数据，并揭示您的员工如何使用（或不使用）您发送给他们的文档。

以下是 DTS 可以告诉您的一些信息：

谁打开了文档
当他们打开它时
他们读了多少才合上书
他们多久打开一次
以下是 DTS 的一些额外好处：

安全性：跟踪文档可确保安全性，尤其是当您的业务经常处理重要或机密信息时。您将完全控制谁可以访问文档，并可以准确查看谁查看了文档、谁进行了更改以及更改的时间，以及文档是否已发送给任何人。


生产力：跟踪您的文档可以让您查看编辑内容，这可以帮助您让您的团队保持同步并达成共识。


审计跟踪：文档跟踪可自动跟踪对每个文档所做的所有更改（并带有时间戳），从而使您的公司能够非常轻松地创建审计跟踪。


可访问性：许多文档跟踪系统允许从任何地方、通过任何设备访问您的文档，让您和您的员工随时进行更改。