12 تطبيقًا وأداة رائعة جدًا لتوفير الوقت

[mstlucky0110]

الجزء المدهش في إدارة الأعمال هو مقدار الوقت الذي تقضيه في أداء مهام ليست أساسية لمهمتك الرئيسية. سواء كنت تتعقب النفقات أو تبحث عن أرقام الهواتف، فإن العمل الإداري يمكن أن يستهلك الجزء الأكبر من يوم عملك إذا سمحت له بذلك. يمكنك إبعاد المهام غير الضرورية باستخدام أدوات وتطبيقات توفير الوقت. إليك بعض التطبيقات المفضلة لدينا:

تعاون

1. إدارة المشاريع : Basecamp
التكلفة: تبدأ من 20 دولارًا أمريكيًا شهريًا؛ تتوفر نسخة تجريبية مجانية لمدة 60 يومًا

إذا كنت تشعر بأنك تعيد ترتيب قوائم المهام لساعات ولا تزال غير قادر على تحقيق أهدافك، فقد يكون برنامج إدارة المشروعات هو السبب الخفي وراء ذلك. هناك سبب وراء استخدام برنامج Basecamp من قبل أكثر من 285000 شركة لإنهاء مئات الآلاف من المشاريع: فهو يتمتع بواجهة أنيقة وقوائم مهام سهلة الاستخدام مع إمكانيات السحب والإفلات والقدرة على إضافة مستخدمين متعددين إلى مشروع لمشاركة الملفات ومناقشة التفاصيل وحتى تعيين المهام. يمكن لمديري المشاريع تحديد من لديه حق الوصول إلى المعلومات لأي مشروع معين داخل النظام، ويمكن للأشخاص حتى الرد عبر البريد الإلكتروني. يتم تخزين كل شيء معًا تحت المشروع للرجوع إليه في المستقبل. يعد برنامج Basecamp أداة تعتمد على الويب، ولكن هناك أيضًا تطبيقات على Android وiPhone.

2. مشاركة المستندات : Dropbox
التكلفة: مجاني حتى 2 جيجابايت

إذا لم يكن لديك الوقت لإرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني باستمرار مرارًا وتكرارًا إلى الأشخاص الذين يحتاجون إليها، فإن Dropbox هو الحل الأمثل لك. ما عليك سوى إنشاء مجلد مشترك، وجعل المستخدم يقبل الدعوة، وستحصل على مجلد يتم مزامنته مع جميع أجهزة الكمبيوتر والأجهزة لديك - وأجهزة أي من زملائك في العمل أو أعضاء الفريق أيضًا. (من يحتاج إلى محركات أقراص USB؟)

3. التحرير التعاوني : تكلفة المسودة
: مجانية (أو اشتراك بقيمة 3.99 دولار شهريًا)

إذا كنت تريد أن يعلق دليل تليفونات قطر شخص ما على منشور مدونة أو بريد إلكتروني قادم قبل الضغط على زر الإرسال، فإن Draft يوفر واجهة جميلة حيث يمكنك رؤية نسختين من المنشور (مع إضافات وحذفات مميزة بوضوح) جنبًا إلى جنب. لحسن الحظ، لا يقوم المتعاون معك باستبدال نصك الأصلي، لذا يمكنك تجاهل التعليقات التي لا تجدها مفيدة وتضمين التعليقات التي تعجبك. كما يوفر Draft الكثير من الوقت في محاولة قراءة التعليقات المطولة في مربع تعليقات صغير جدًا في Microsoft Word.

4. الدردشة الجماعية : Atlassian HipChat
التكلفة: مجانية لما يصل إلى مستخدمين اثنين، 2 دولار/شهر لأكثر من ذلك

هل تريد التواصل مع فريقك بالكامل حتى عندما يعملون عن بُعد؟ يوفر لك HipChat غرفة دردشة وإمكانية مشاركة الفيديو والملفات، فضلاً عن فرصة الدردشة وجهاً لوجه. لماذا يوفر لك ذلك الوقت؟ لأنه يزيل الحاجة إلى الرد على الهاتف أو إرسال رسالة نصية أو استخدام بدائل تستهلك الوقت مثل الدردشة على Facebook، حيث توجد العديد من عوامل التشتيت.

مال

5. الفواتير: Freshbooks
التكلفة: خطة مجانية لعميل واحد، وتتراوح الخطط الأخرى من 19.95 دولارًا إلى 39.95 دولارًا شهريًا

قد يكون من الصعب إنشاء فواتيرك الخاصة وتتبعها من خلال جداول البيانات، لذا وفر الوقت باستخدام برنامج الفوترة للقيام بالعمل الشاق نيابة عنك باستخدام المحاسبة السحابية من Freshbooks. بالإضافة إلى السماح لك بإرسال وتتبع الدفع على الفواتير، فإن Freshbooks لديه بعض المزايا الإضافية: القدرة على استيراد وتصدير البيانات، والإشعارات المتأخرة التي يمكن إعدادها لإخطار العملاء تلقائيًا، وتقارير الأعمال، والقدرة على تتبع الوقت والنفقات، وما إلى ذلك.

6. تتبع النفقات: Shoeboxed
التكلفة: خطة مجانية، أو خطط مدفوعة تتراوح من 9.95 دولارًا إلى 99.95 دولارًا أمريكيًا/الشهر (تتوفر تجارب مجانية وخطة DIY مجانية)

يحول Shoeboxed كومة الإيصالات إلى بيانات رقمية قابلة للاستخدام. ما عليك سوى التقاط صورة بهاتفك (أو إرسال الإيصالات بالبريد الإلكتروني)، وسيقوم Shoeboxed بتحويلها إلى بيانات رقمية وتنظيمها وتصنيفها نيابةً عنك. وهو يعمل مع Quickbooks وتطبيقات المحاسبة الأخرى. تتضمن الخطة المجانية خمسة إيصالات شهريًا وتخزينًا غير محدود للمستندات؛ تتيح لك الخطة المجانية 9.95 دولارًا إرسال ما يصل إلى 1000 مستند عبر مظاريف مدفوعة مسبقًا، كما تتضمن المشورة الضريبية أيضًا.

7. تتبع المسافة المقطوعة : MileIQ
التكلفة: مجاني لما يصل إلى 40 رحلة في الشهر أو 5.99 دولارًا أمريكيًا/الشهر لخطة غير محدودة)

إذا كنت تعلم أنك نسيت المطالبة بجميع خصومات الأميال الخاصة بك عندما يحين موسم الضرائب، وتريد تجنب توزيع أموال إضافية على العم سام، فإن تطبيق MileIQ سيأتي لإنقاذك. يتيح لك هذا التطبيق المخصص للآيفون قيادة السيارة وتصنيف كل رحلة على أنها عمل أو شخصية بلمسة واحدة. يمكنك حتى تصنيف رحلات متعددة في وقت واحد. يمكن تحرير سجل الأميال بسهولة لتقارير النفقات أو الضرائب.

8. معالجة بطاقات الائتمان : Square
التكلفة: 2.75 بالمائة/التمرير

هل تقدم خدمات أثناء التنقل؟ بدلاً من نسخ أرقام بطاقات الائتمان لاستخدامها لاحقًا، استخدم Square. باستخدام ماسح ضوئي مجاني يتم توصيله بجهازك اللوحي أو هاتفك الذكي، ستتمكن من تلقي المدفوعات من خلال تطبيق Square مقابل نسبة مئوية صغيرة.

الخدمات اللوجستية

9. إدارة جهات الاتصال: Highrise
التكلفة: مجاني، خطط مدفوعة من 24 إلى 99 دولارًا أمريكيًا/الشهر

يتمتع بعض الأشخاص بموهبة أكبر في تذكر الأسماء والوجوه مقارنة بغيرهم، ولكن التفاصيل قد تضيع على أي شخص. تتبع عملائك وعملائك المحتملين ومعلومات الاتصال بهم وجميع التفاصيل ذات الصلة: كيف التقيت بهم، ومن أشار إليك، واسم شركتهم، وملفاتهم الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي، ومواقعهم الإلكترونية وأي حقول أخرى ترغب في أن تتمكن من عرضها عند الحاجة. يحصل كل جهة اتصال على صفحتها الخاصة، ويمكنك أنت وفريقك إضافة ملاحظات وتفاصيل، وحتى تعيين مهام (مثل إرسال ملاحظات الشكر) لشخص معين. كما أنه مفيد لتتبع الصفقات والعروض والعملاء المحتملين ... دون الحاجة إلى البحث في الرسائل في البريد الإلكتروني وشبكات التواصل الاجتماعي المختلفة.

10. إدارة السفر : التكلفة
: مجانية

Mynd هو تطبيق مثير للاهتمام يقوم بمزامنة جميع التقويمات الخاصة بك، ولكنه يحتوي على ميزة أخرى مفيدة بشكل لا يصدق: إذا كنت من هؤلاء الأشخاص الذين يتأخرون بشكل مزمن لأنهم يقللون باستمرار من تقدير الوقت الذي سيستغرقه الوصول إلى مكان ما، فسيقوم هذا التطبيق المخصص للآيفون بدراسة حالة الطقس والسفر وإخبارك بموعد الذهاب (طالما أن عنوان المكان الذي تتجه إليه مكتوب في التقويم الخاص بك). ثم يقوم Mynd بتشغيل تطبيق الملاحة المفضل لديك على هاتفك حتى تتمكن من الوصول إلى هناك. تنتهي الاجتماعات التي تبدأ في الوقت المحدد في الوقت المحدد، ويساعدك Mynd في الوصول إلى هناك حتى لا تؤخر الآخرين.

11. العقود : OurDeal
التكلفة: مجانية حتى 29.99 دولارًا أمريكيًا أو أكثر

إذا كنت ترسل العقود إلى الأشخاص عبر البريد الإلكتروني، ثم تنتظر منهم التوقيع عليها وإرسالها بالبريد أو الفاكس، فإن OurDeal يمكنه تسريع العملية. فهو يسمح لك بإنشاء اتفاقيات مكتوبة آمنة وسرية إلكترونيًا، بل إنه يحتوي حتى على قوالب يمكنك اختيارها إذا لم يكن لديك عقد خاص بك لتحميله.

12. النسخ الاحتياطي للملفات: أي محرك أقراص ثابت خارجي
التكلفة: تختلف

بالإضافة إلى تخزين الملفات في Dropbox أو السحابة، ستحتاج إلى محرك أقراص ثابت خارجي لنسخ بياناتك احتياطيًا في حالة تعطل محرك الأقراص الثابت بجهاز الكمبيوتر الخاص بك - نظرًا لأن الأمر مجرد مسألة وقت. أي محرك أقراص ثابت خارجي سيفي بالغرض. تتضمن بعض الخيارات الشائعة Western Digital My Passport وSeagate Backup Plus. تأكد من نسخ بياناتك احتياطيًا مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، وستتمكن من التعافي بشكل أسرع في حالة وقوع كارثة.