ນອກຈາກນັ້ນ, ທ່ານຄວນລຶບອີເມວທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນ
ອີເມວໂຄສະນາ ຫຼືອີເມວເກົ່າທີ່ບໍ່ມີປະໂຫຍດ. ການລຶບອີເມວເຫຼົ່ານີ້ຈະເຮັດໃຫ້ກ່ອງຈົດໝາຍຂອງທ່ານສະອາດ. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ມັນຍັງຊ່ວຍປະຢັດພື້ນທີ່ຈັດເກັບ. ໂດຍລວມແລ້ວ, ການຈັດລະບຽບທີ່ດີຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານເຮັດວຽກໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ.
ການນໍາໃຊ້ BCC ແລະ CC
ໃນເວລາຂຽນອີເມວ, ທ່ານອາດຈະເຫັນຊ່ອງ "CC" ແລະ "BCC". ສິ່ງເຫຼົ່ານີ້ມີໜ້າທີ່ທີ່ແຕກຕ່າງກັນ. "CC" ໝາຍເຖິງ Carbon Copy. ມັນຖືກໃຊ້ເພື່ອສົ່ງສໍາເນົາໃຫ້ຜູ້ອື່ນ. ທຸກໆຄົນທີ່ໄດ້ຮັບອີເມວຈະເຫັນຊື່ຂອງຄົນທີ່ຢູ່ໃນຊ່ອງ CC. ມັນເໝາະສົມສໍາລັບການແຈ້ງຂໍ້ມູນໃຫ້ຜູ້ອື່ນຮູ້.
ສ່ວນ "BCC" ໝາຍເຖິງ Blind Carbon Copy
ຊື່ "blind" ໝາຍຄວາມວ່າຜູ້ທີ່ຢູ່ໃນຊ່ອງ BCC ຈະບໍ່ຖືກເປີດເຜີຍ. ບໍ່ມີໃຜເຫັນ າຍການໂທລະສັບມືຖືອ້າຍ ວ່າອີເມວຖືກສົ່ງໃຫ້ພວກເຂົາ. ມັນເປັນປະໂຫຍດຫຼາຍໃນສະຖານະການທີ່ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການໃຫ້ຜູ້ຮັບຮູ້ວ່າອີເມວຖືກສົ່ງໃຫ້ຄົນອື່ນ. ຕົວຢ່າງ, ເມື່ອທ່ານສົ່ງອີເມວໄປຫາລູກຄ້າຫຼາຍຄົນ. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ການໃຊ້ BCC ຍັງຊ່ວຍປົກປ້ອງຄວາມເປັນສ່ວນຕົວ.
ການຂຽນອີເມວທີ່
ການຂຽນອີເມວທີ່ເປັນທາງການແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນ. ໂດຍສະເພາະໃນບ່ອນເຮັດວຽກ ຫຼືການຕິດຕໍ່ທຸລະກິດ. ຄວນເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍການທັກທາຍທີ່ສຸພາບ. ຕົວຢ່າງ, "ຮຽນທ່ານ [ຊື່]". ຈາກນັ້ນ, ຄວນຂຽນຈຸດປະສົງຂອງອີເມວໃຫ້ຊັດເຈນ. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະບໍ່ອ້ອມຄ້ອມ.
ໃນຕອນທ້າຍຂອງອີເມວ, ຄວນຈົບດ້ວຍການຂອບໃຈ. ຕົວຢ່າງ, "ດ້ວຍຄວາມເຄົາລົບ" ຫຼື "ຂໍສະແດງຄວາມນັບຖື". ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ໃຫ້ໃສ່ຊື່ເຕັມແລະຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ. ມັນສ້າງຄວາມເປັນມືອາຊີບ. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ຄວນກວດເບິ່ງການສະກົດຄໍາ ແລະໄວຍາກອນໃຫ້ລະອຽດ. ການຂຽນທີ່ດີສະແດງເຖິງຄວາມເອົາໃຈໃສ່.
ການຂຽນອີເມວທີ່ບໍ່ເປັນທາງການ
ອີເມວທີ່ບໍ່ເປັນທາງການແມ່ນສໍາລັບໝູ່ເພື່ອນ ຫຼືຄອບຄົວ. ມັນບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງມີຮູບແບບທີ່ເຄັ່ງຄັດ. ທ່ານສາມາດໃຊ້ຄໍາສັບທີ່ເປັນກັນເອງໄດ້. ການທັກທາຍອາດຈະເປັນ "ສະບາຍດີ" ຫຼື "Hi". ເນື້ອໃນສາມາດສັ້ນແລະງ່າຍດາຍ. ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງຈົບດ້ວຍຄໍາສັບທາງການ.
ເຖິງແມ່ນວ່າມັນຈະບໍ່ເປັນທາງການ, ທ່ານກໍ່ຄວນຂຽນໃຫ້ເຂົ້າໃຈງ່າຍ. ຢ່າໃຊ້ຕົວຫຍໍ້ຫຼາຍເກີນໄປ. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ຄວນຕອບກັບໃຫ້ທັນເວລາ. ໂດຍລວມແລ້ວ, ອີເມວທີ່ບໍ່ເປັນທາງການແມ່ນເພື່ອການສື່ສານທີ່ສະບາຍໆ.
ຄໍາແນະນໍາເພີ່ມເຕີມເພື່ອປະສິດທິພາບ
ເພື່ອເຮັດໃຫ້ການສົ່ງອີເມວມີປະສິດທິພາບ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້. ຄວນຕັ້ງລາຍເຊັນອີເມວຂອງທ່ານ. ລາຍເຊັນແມ່ນຂໍ້ຄວາມສັ້ນໆທີ່ສະແດງໃນຕອນທ້າຍຂອງທຸກໆອີເມວ. ມັນຄວນມີຊື່, ຕໍາແໜ່ງ, ແລະເບີໂທລະສັບຂອງທ່ານ. ດັ່ງນັ້ນ, ຜູ້ຮັບຈະມີຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ.
ນອກຈາກນັ້ນ, ຄວນໃຊ້ຟັງຊັນ "ຕອບກັບອັດຕະໂນມັດ". ມັນເປັນປະໂຫຍດເມື່ອທ່ານບໍ່ຫວ່າງ. ຕົວຢ່າງ, ເມື່ອທ່ານພັກຮ້ອນ. ມັນຈະສົ່ງຂໍ້ຄວາມອັດຕະໂນມັດໄປຫາຜູ້ທີ່ສົ່ງອີເມວຫາທ່ານ. ດັ່ງນັ້ນ, ພວກເຂົາຈະຮູ້ວ່າທ່ານຈະບໍ່ຕອບທັນທີ. ໂດຍລວມແລ້ວ, ສິ່ງເຫຼົ່ານີ້ຊ່ວຍໃຫ້ການສື່ສານຂອງທ່ານສະດວກຂຶ້ນ.