例如，文件處理自動化可以在以下方面為您提供支援：
內容創作：使用生成式人工智慧和機器學習，團隊可以充實他們的筆記、產生想法並創建內容的初稿。您甚至可以找到自動編輯文件的機會，以改變基調或在您產生的文件中應用您的品牌聲音。
即時編輯：當您使用的工具在編輯和討論涉及利益相關者的工作時自動向其發送通知時，可以即時做出更改和建議並更快地採取行動。這些校對和審閱自動化將編輯過程從將作者送回繪圖板的回饋清單轉變為協作系統，您可以在其中共同建立和討論作品。
提醒：隨著您的工作變得更加複雜或專案中的文件數 手機號碼清單 量增加，您可能會遇到更多時間管理問題。自動化可以幫助防止文件遺失。例如，專案經理可以自動向處理文件的人員發送提醒，請求狀態更新、提醒他們即將到來的截止日期或在專案面臨風險時進行檢查。
當您在 Google 雲端硬碟等程式中處理共用文件時，您可以共用回饋並一起處理文件。但為了獲得真正有建設性、可操作的回饋和更順暢的整體流程，Wrike 將您的團隊聚集在文件的完整歷史記錄上，並為您提供完善文件所需的所有工具。淺綠色背景上的wrike任務視圖的產品螢幕截圖
建立更可靠的文件儲存系統
任何文件建立工作流程的重要最後階段都涉及對您建立的工作和元資料進行歸檔。正確處理此工作流程階段有兩個主要好處：
清晰地歸檔文件可以輕鬆地再次找到它們。例如，在專案結束時，您可能必須檢查已建立的資產。將文件路由到特定資料夾，您可以輕鬆地呼叫它們，這會帶來很大的不同。另外，如果您的團隊在專案中途發生變化，標準化的歸檔系統可以讓您更輕鬆地移交工作或加入新員工。
成功的商業文件可以模板化。當您回顧自己的工作時，您可能會決定下次要複製某個方面。如果您可以找到原始文件範本並將其用作重複任務的藍圖，則建立文件範本會更容易。這些藍圖不僅實現了無縫流程，減少了人為錯誤的可能性，還為您的未來專案提供了更大的可擴展性。
您可以與您的團隊分享命名、儲存和歸檔文件的要求，並希望他們採用該系統。或者，使用 Wrike，您可以在工作流程結束時自動將文件傳送到專案資料夾，不僅儲存檔案本身，還儲存建立檔案時的所有子任務和討論。
文件工作流程自動化的好處
當您更了解您的工作流程時，您自然會找到可以加快速度或提高效率的領域。有時，這會導致團隊隨著時間的推移拼湊出一系列自動化解決方案。
例如，他們將從電子表格開始列出他們的任務狀態。稍後，他們可能會引入 Slack 整合來相互通知更改。再後來，他們可能會擴展到工作流程工具，負責數位文件流程的某一方面，例如校對。這使得他們的工作流程在技術上包含一系列自動化——但前提是他們在不同平台之間跳轉以利用它們。
如果您使用單一工具來管理工作流程自動化，您的計劃將更明顯地受益。2024年9月wrike網頁截圖Wrike 是一種端到端解決方案，具有業界領先的工作流程自動化功能。
與其他工作流程管理軟體平台不同，Wrike 詳盡的整合和自動化清單意味著您可以從頭到尾自動化整個文件工作流程，無論您需要引入多少工具，而無需離開管理工作的平台。
讓我們更詳細地了解這些基本功能。
與您現有系統完全相容，實現更強大的工作流程
當您的工作流程軟體無法融入您現有的系統時，您最終會遇到一個脫節的流程。相較之下，具有強大整合功能的工作流程管理系統透過集中文件工作並創建單一事實來源來消除摩擦。
借助 Wrike 等平台，您可以組合創建、評估和共享文件所需的所有工具，並應用涵蓋整個工作流程的自動化。
例如，如果您使用Google Drive建立文檔，您可以將文檔直接附加到 Wrike 中的任務並同步最新變更。這意味著您可以從用於管理工作流程的平台立即存取文件的最新版本，而無需使用工具。淺綠色背景上的wrike任務視圖的產品螢幕截圖在產生文件的最終版本時，使用文件編輯功能意味著您可以在任務中編輯文件，並使用簡單的@提及或評論來標記審查者。無需下載文件或使用其他軟體。這有助於減少版本控制問題，並意味著在審批過程中可以更快地執行請求的編輯。
最後，對於需要與外部以及與您的團隊共享的複雜文檔，與電子簽名或索引應用程式等工具的進一步集成為您提供了完成文檔工作流程所需的一切。
在 Wrike 中設定這些整合非常簡單。事實上，就像when/then一樣簡單。
當您想要自動化工作流程中的流程時，只需選擇一個任務，選擇一個規則，然後決定應用該規則的位置和時間。例如，當文件的變更過期時，請新增評論並提及負責該任務的人員。
此外，Wrike 領先業界的人工智慧模型可以檢測重複性任務，並建議進一步的文件自動化規則，以引入更多工具並使您的工作流程更有效率。