电子档案系统通过自动化许多功能让您轻松整理文件。以下是如何在您的企业中实施该系统。
在当今这个数字化程度极高、速度极快的世界里，保持文档井然有序可能既困难又耗时。无论您使用计算机或移动设备上的本地存储，还是日益流行的云存储选项，实施计算机化归档系统都很重要，这样您的企业就可以轻松创建、存储、管理和共享文档和其他文件。
本文将解释什么是计算机化归档系统、它与传统归档系统有何不同以及如何为您的企业创建电子归档系统。
什么是计算机化归档系统？
计算机化或电子归档系统会将您公司的文件整理并存储在硬盘或 澳大利亚whatsapp 数据 网络空间中。该系统可以是基于软件或互联网的，也可以是计算机上的简单桌面文件夹/文件系统。
为什么要使用计算机归档系统？
人们使用计算机化档案系统的主要原因是，它是一种安全存储和组织文件的简单方法。这种组织主要以索引的形式出现，它根据您可以自定义的特定属性（例如文件大小或功能）对输入系统的每个文档进行分类和注册。
计算机系统还提供了更多保护和共享文件的选项，使团队成员更容易在共享文档上进行协作。
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传统数据库和计算机数据库之间的差异
传统系统通常是纸质的并由人工组织，而电子系统（顾名思义）是数字化的，文档以数字方式组织和存储。
传统的归档系统往往会占用大量的物理空间——所有这些文件都需要盒子或文件柜来存储——而且这些系统容易受到褪色、火灾、洪水或其他损坏等物理损坏。
计算机化或电子归档系统通常更经济实惠，它们可以释放物理空间，并提供许多好处，帮助您组织文档并轻松地在公司内共享。
从传统的归档系统转换为计算机化的归档系统可以自动化索引和跟踪等流程的许多方面，从而大大提高系统的功能。
计算机化归档系统的好处
以下是实施数字归档系统可以帮助您的企业更有效地管理文档的七种方法。
自动索引：索引根据您可以自定义的特定标准（例如文件功能或大小）对文件进行注册、分类和组织，从而轻松检索和组织文档。
安全性：电子归档有助于保护您的信息，因为数据泄露或存储问题可能会对您的业务造成灾难性的影响。使用计算机化归档系统可提供安全保护，例如托管访问控制、审计跟踪、自动备份和密码保护。如果发生火灾或洪水等灾难，您的文件将安全地存储在云中，远离物理伤害。